Training auditing van processen
Auditing is een krachtige methode om de gezondheid van een organisatie vast te stellen op basis van processen. Een audit geeft inzicht in de manier waarop zij functioneert, de mate waarin zij op haar doel afgaat en de efficiëntie. Via audits krijgt het management de procesprestaties en de werking van het management inzichtelijk. Het is een gewoon managementinstrument, dat de sterke eigenschappen en de punten ter verbetering via procesmanagement op een rijtje krijgt.
Dat geldt voor een ISO audit, maar ook voor een HKZ of INK audit. De auditor observeert en doet dat analytisch, positief en gebaseerd op wat de organisatie wil bereiken.
Toch wordt er heel raar over auditing gedacht. Het zou tijd kosten en alleen papier opleveren. Als dat zo is, is het niet goed georganiseerd. De manager van ISO, dus van het managementsysteem, is altijd de directeur. De directeur is immers eindverantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor kwaliteit kan nooit bij de kwaliteitsmanager worden neergelegd. Die stuurt immers geen mensen aan die uw product maken. Wie anders kan bepalen hoe een managementsysteem moet werken, dan de manager van de managers?!
De verantwoordelijkheid voor kwaliteit en voor verbeteringen liggen in de lijn en daarom zouden managers om een audit moeten vragen. Dat geeft ze kansen om de procesproblemen weg te werken. Dat is geen utopie, maar zo werkt het echt, als de cultuur goed is.
Voorbeeld van proces auditing
Patagonia laat in deze training haar klanten kennismaken met auditing op basis van de hun bedrijfsvoering. De normen als ISO9001 of HKZ zijn van ondergeschikt belang. We hebben al vele organisaties via deze training zich laten verbazen over het feit, dat er in al die kwaliteitsnormen helemaal niet zoveel enge regels zitten. Het is allemaal veel minder spannend of beklemmend dan men denkt. Het is wel spannend te bekijken of de bedrijfsvoering op orde is en hoe een auditor dat kan inzien. In ieder geval niet door als een politieagent documentatie te beoordelen en gele kaarten uit te schrijven. Wel door op een positieve manier naar de logica en de samenhang van de processen te kijken en het vakmanschap van de mensen te bewonderen. Een grote serviceorganisatie werd zo enthousiast van hetgeen ze leerde uit de audits, dat ze onmiddellijk zijn doorgegaan en het eerste verbeterproject liep al binnen een maand na de eerste audit. Uitkomsten van audits uit diverse trainingen waren:
Patagonia laat in deze training haar klanten kennismaken met auditing op basis van de hun bedrijfsvoering. De normen als ISO9001 of HKZ zijn van ondergeschikt belang. We hebben al vele organisaties via deze training zich laten verbazen over het feit, dat er in al die kwaliteitsnormen helemaal niet zoveel enge regels zitten. Het is allemaal veel minder spannend of beklemmend dan men denkt. Het is wel spannend te bekijken of de bedrijfsvoering op orde is en hoe een auditor dat kan inzien. In ieder geval niet door als een politieagent documentatie te beoordelen en gele kaarten uit te schrijven. Wel door op een positieve manier naar de logica en de samenhang van de processen te kijken en het vakmanschap van de mensen te bewonderen. Een grote serviceorganisatie werd zo enthousiast van hetgeen ze leerde uit de audits, dat ze onmiddellijk zijn doorgegaan en het eerste verbeterproject liep al binnen een maand na de eerste audit. Uitkomsten van audits uit diverse trainingen waren:
- Magazijnartikelen lagen niet altijd op de juiste locatie en de aantallen kwamen niet overeen met de aantallen in het softwaresysteem.
- Teveel uren besteden aan een order, waarmee het rendement verdween.
- Teveel formulieren, die bovendien onhandig werden opgeslagen.
- Inefficiënte opslag van goederen geconstateerd.
- Medewerkers kennen geen doelen of kwaliteitscriteria, waardoor ze niet goed en niet gemotiveerd konden werken. Ook konden ze hun eigen werk niet controleren.
- De gewoonte om ontvangen goederen te laten staan i.p.v. ze op de juiste plek in het magazijn te zetten, werd afgeschaft. Dat scheelde later bij het order ‘picken’ een dubbele handeling.
Het is gemakkelijk te lachen over deze voorbeelden, het is moeilijk te aanvaarden dat dit soort ogenschijnlijk eenvoudige zaken in veel organisaties voorkomt. Geen organisatie is perfect, dus geniet van de kansen om te verbeteren. Veel organisaties krijgen die kansen niet eens. De oorzaak van problemen of inefficiënties ligt overigens zeer, zeer zelden bij één ‘schuldige’. Meestal is de werkelijkheid ingewikkelder.
Financiële rapportage, planning en control, klachtenprocedure, klanttevredenheid …
We voeren een audit uit op een positief kritische manier, waarbij het eindresultaat de organisatie moet dienen. We scannen de organisatie op de beheersing van processen, gedrag en kennis van medewerkers, de mate waarin de Deming cirkel ronddraait, leiderschap en hoe de gekozen strategie tot acties en verbeteringen op de werkvloer leidt.
We voeren een audit uit op een positief kritische manier, waarbij het eindresultaat de organisatie moet dienen. We scannen de organisatie op de beheersing van processen, gedrag en kennis van medewerkers, de mate waarin de Deming cirkel ronddraait, leiderschap en hoe de gekozen strategie tot acties en verbeteringen op de werkvloer leidt.
Auditing moet gezien worden als een instrument dat naast allerlei andere managementinstrumenten kan bijdragen de beheersing van de organisatie. Samen met andere instrumenten zoals bijvoorbeeld de financiële rapportage, planning and control, klachtenprocedure, klokkenluidersregeling, overleg, klanttevredenheidsmeting en vele andere wordt geprobeerd te achterhalen hoe de organisatie functioneert.
Onze audits zijn scherpe analyses, waarbij het niet de bedoeling is medewerkers te controleren of te kwetsen, maar juist de werking van de organisatie en haar prestaties in kaart te brengen ten behoeve van die medewerkers. Zij moeten er immers verder mee werken. Onze trainingen zijn dan ook bedoeld om medewerkers in staat te stellen eenzelfde scherpe analyse te maken. Scherp, doch oprecht en motiverend.
De manier waarop we een audit uitvoeren, is altijd gericht op verbetering van de organisatie. Het doel is immers de prestaties naar een hoger niveau te brengen en daartoe moeten managers en medewerkers na de audit nog wel samen aan het werk om met de opgedane kennis de processen te verbeteren.
Inhoud training auditing
De training auditing bestaat uit twee dagen, waarin de deelnemers leren wat auditing is, hoe er mee om te gaan in de organisatie, hoe audits uit te voeren en wat te doen met de resultaten.
De training auditing bestaat uit twee dagen, waarin de deelnemers leren wat auditing is, hoe er mee om te gaan in de organisatie, hoe audits uit te voeren en wat te doen met de resultaten.
De cursus kent een aantal varianten:
- ISO9001 audits
- HKZ audits
- INK audits
- Rendement audits
- Operational audits
Al deze varianten vallen binnen het vakgebied van kwaliteit. We praten dus niet over financial audits, maar over management audits. Audit kunnen worden ingezet om bepaalde processen te onderzoeken, productielijnen te observeren of het mechanisme van continu verbetering analyseren (zie Masterclass TQM).
Het programma bestaat uit theorie en praktijk (via workshops):
- Historie en achtergronden
- Procesbenadering
- De auditor en de audit
- Normen
- Planning en uitvoering
Doelgroep
MT, kwaliteitsmanagers, lijnmanagers
Opzet training auditing
De training auditing bestaat uit 2 dagen en een halve dag voorbereiding (bedrijfsbezoek). Twee trainers zullen u begeleiden in de theorie en de workshops. Omdat de cursus in-company wordt gegeven, zullen veel onderwerpen direct van toepassing zijn op uw eigen organisatie. In deze training zijn ook workshops opgenomen, om de implementatie te bevorderen en zodat mensen gelijk aan de slag kunnen.
De training auditing bestaat uit 2 dagen en een halve dag voorbereiding (bedrijfsbezoek). Twee trainers zullen u begeleiden in de theorie en de workshops. Omdat de cursus in-company wordt gegeven, zullen veel onderwerpen direct van toepassing zijn op uw eigen organisatie. In deze training zijn ook workshops opgenomen, om de implementatie te bevorderen en zodat mensen gelijk aan de slag kunnen.
Wilt u meer weten over een auditing van processen of een specifieke ISO audit, HKZ audit of andere audit training, vul hieronder dan uw vraag in of bel ons 078-6209935.
