Praktijk methode voor verbeteren rendement
Wij verbeteren het rendement van organisaties via praktijk methoden. Continu en structureel. Dat lukt niet met hakken en snijden, maar wel via procesmanagement: Richt een proces in zoals het moet werken, meet de output en organiseer vervolgens een verbeterproject om het geheel naar een lager kostenniveau en een hoger prestatieniveau te brengen. De problemen die we via verschillende methoden oplossen, worden ook gelijk in die processen geborgd. Dat doen we niet alleen in theorie, maar ook daadwerkelijk in de praktijk en samen met uw mensen. Dat gaat in drie stappen:
-
Structuur aanbrengen
-
Processen beheersen
-
Knelpunten wegnemen
Voorbeeld hoe het niet moet:
- Er wordt een fout in een ordermap gemaakt. Actie: orderformulier aanpassen.
- Er wordt een andere fout gemaakt. Actie: weer orderformulier aanpassen.
- Er wordt weer een fout gemaakt. Actie: Naast het orderformulier een nieuw formulier in de ordermap aanmaken met ‘bijzonderheden bij deze order’.
Deze organisatie doet niet aan procesmanagement, maar aan ad hoc verbeteringen. Bezigheidstherapie. Er is geen structuur, processen worden niet gemeten, en knelpunten worden duidelijk niet weggenomen, maar verplaatst. Dit komen we dagelijks tegen.
Na het aanbrengen van de structuur, moeten de fouten in het proces gemeten worden. Welke fouten, wanneer, op welke onderwerpen of onderdelen. Het bleek dat de binnendienst die de ordermappen aanmaakt, te weinig kennis had van het productieproces en daarom niet altijd de juiste dingen invulde. Bovendien kreeg de binnendienst vaak onvolledige informatie van verkoop. Die waren wel druk, maar niet accuraat. De oplossing was dus eerst: De binnendienst opleiden, en niet formulieren herschrijven.
Na de opleiding was het proces veel beter beheerst. Die opleiding werd overigens intern gedaan, door gewoon in de productie mee te lopen. Daarnaast is de verkoop geholpen meer accuraat te werken. We hebben ze te laten zien, dat de klachten van klanten door henzelf werden veroorzaakt, omdat ze de informatie voor de productie niet goed overdroegen. Het betrof hier een reclamebureau, dat nu vele complimenten krijgt van haar klanten en minder dan 1 klacht per kwartaal noteert.
Na het aanbrengen van de structuur, moeten de fouten in het proces gemeten worden. Welke fouten, wanneer, op welke onderwerpen of onderdelen. Het bleek dat de binnendienst die de ordermappen aanmaakt, te weinig kennis had van het productieproces en daarom niet altijd de juiste dingen invulde. Bovendien kreeg de binnendienst vaak onvolledige informatie van verkoop. Die waren wel druk, maar niet accuraat. De oplossing was dus eerst: De binnendienst opleiden, en niet formulieren herschrijven.
Na de opleiding was het proces veel beter beheerst. Die opleiding werd overigens intern gedaan, door gewoon in de productie mee te lopen. Daarnaast is de verkoop geholpen meer accuraat te werken. We hebben ze te laten zien, dat de klachten van klanten door henzelf werden veroorzaakt, omdat ze de informatie voor de productie niet goed overdroegen. Het betrof hier een reclamebureau, dat nu vele complimenten krijgt van haar klanten en minder dan 1 klacht per kwartaal noteert.
1 Structuur
Zonder structuur raken we de draad kwijt en leven we in chaos. De eerste noodzakelijke stap op weg naar verbetering is daarom het aanbrengen van structuur, wat te vergelijken is met het bouwen van een huis.
Het houdt namelijk niet op met het tekenen van een organogram. Er moet een omgeving worden gecreëerd, waarin medewerkers en managers kunnen functioneren. Zij moeten de weg kennen, de redenen begrijpen en het doel accepteren.
Structuur aanbrengen begint daarom met het bepalen van doelen op alle niveaus, er moet leiderschap worden ontwikkeld en de verantwoordelijkheden komen heel laag in de organisatie te liggen.
Zonder structuur raken we de draad kwijt en leven we in chaos. De eerste noodzakelijke stap op weg naar verbetering is daarom het aanbrengen van structuur, wat te vergelijken is met het bouwen van een huis.
Het houdt namelijk niet op met het tekenen van een organogram. Er moet een omgeving worden gecreëerd, waarin medewerkers en managers kunnen functioneren. Zij moeten de weg kennen, de redenen begrijpen en het doel accepteren.
Structuur aanbrengen begint daarom met het bepalen van doelen op alle niveaus, er moet leiderschap worden ontwikkeld en de verantwoordelijkheden komen heel laag in de organisatie te liggen.
Uiteraard moeten ook de processen logisch worden opgebouwd en moeten de afdelingsmuren worden weggebroken. Men moet vertrouwen in de toekomst krijgen en vertrouwen op het vakmanschap en het talent van de mensen en de organisatie. Dus om te voorkomen dat organisaties vastlopen in stapels formulieren, spaghettiprocessen en een passieve werkvloer hebben, moet er een managementstructuur worden gebouwd met duidelijke doelen, transparante processen en vertrouwen in de mensen.
2 Stabiliteit
Na structuur komt stabiliteit. De structuur moet namelijk niet kraken als een oud huis, maar draaien als de stilste, krachtigste en best geoliede motor. Zelfs bij 200 kilometer per uur en met je ogen dicht. Dat is procesbeheersing en dat is de uitdaging.
Processen moeten statistisch beheerst verlopen. Dan zijn de kosten minimaal en is de productiviteit maximaal. Schommelingen, afval, uitval, herbewerking en storingen moeten worden voorkomen. Alles wat afwijkt van stabiliteit, kost geld. Het leidt tot verminderde concurrentiekracht, verminderde kwaliteit en minder rendement.
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem houdt grip op dit mechanisme. Met metingen, analyses, opleidingen en informatie kunnen medewerkers verantwoordelijkheid dragen en hun vak uitoefenen. Managers kunnen zich dan concentreren op het procesmanagement, het personeelsbeleid en het nemen van beslissingen. Zo werkt het team aan prestaties op een continu hoog niveau en dus aan klanttevredenheid. Dat is de motor van het rendement.
Na structuur komt stabiliteit. De structuur moet namelijk niet kraken als een oud huis, maar draaien als de stilste, krachtigste en best geoliede motor. Zelfs bij 200 kilometer per uur en met je ogen dicht. Dat is procesbeheersing en dat is de uitdaging.
Processen moeten statistisch beheerst verlopen. Dan zijn de kosten minimaal en is de productiviteit maximaal. Schommelingen, afval, uitval, herbewerking en storingen moeten worden voorkomen. Alles wat afwijkt van stabiliteit, kost geld. Het leidt tot verminderde concurrentiekracht, verminderde kwaliteit en minder rendement.
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem houdt grip op dit mechanisme. Met metingen, analyses, opleidingen en informatie kunnen medewerkers verantwoordelijkheid dragen en hun vak uitoefenen. Managers kunnen zich dan concentreren op het procesmanagement, het personeelsbeleid en het nemen van beslissingen. Zo werkt het team aan prestaties op een continu hoog niveau en dus aan klanttevredenheid. Dat is de motor van het rendement.
3 Knelpunten wegnemen
Als de structuur staat en de processen als geoliede machines draaien, kunnen we ons gaan concentreren op de derde en laatste stap: Verbeteren.
De toekomst van een organisatie staat of valt met de wil om te verbeteren en zich aan te passen aan nieuwe situaties: Processen, vakmanschap, prestaties, leiderschap, structuur, variatie, alles moet zich voortdurend verbeteren en aanpassen aan veranderende klanteisen en opkomende concurrentie. Wie daar geen zin in heeft, kan beter wat anders gaan doen, want de bedreigingen zijn serieus en groot.
Zowel profit als non-profitorganisaties staan onder een continue druk van burgers, klanten, concurrenten en het grote buitenland. Wie mee wil doen en wil blijven bestaan, moet een verbetermechanisme inbouwen.
Als de structuur staat en de processen als geoliede machines draaien, kunnen we ons gaan concentreren op de derde en laatste stap: Verbeteren.
De toekomst van een organisatie staat of valt met de wil om te verbeteren en zich aan te passen aan nieuwe situaties: Processen, vakmanschap, prestaties, leiderschap, structuur, variatie, alles moet zich voortdurend verbeteren en aanpassen aan veranderende klanteisen en opkomende concurrentie. Wie daar geen zin in heeft, kan beter wat anders gaan doen, want de bedreigingen zijn serieus en groot.
Zowel profit als non-profitorganisaties staan onder een continue druk van burgers, klanten, concurrenten en het grote buitenland. Wie mee wil doen en wil blijven bestaan, moet een verbetermechanisme inbouwen.
Dat mechanisme stelt de organisatie in staat naar een hoger niveau te klimmen. Maar verbeteren is geen trucje. Het is ook niet te koop. Dat zou al te eenvoudig zijn. Managers en medewerkers moeten goed samenwerken, de juiste problemen aanwijzen, metingen verrichten, doortastende analyses maken, integrale oplossingen ontwikkelen en deze zorgvuldig borgen in de bestaande structuur. Dat kost tijd, energie en vraagt om een goed mechanisme.
Ready to jump?
Om echte vooruitgang te boeken en rendementsverbeteringen te realiseren zijn de drie stappen van structuur, stabiliteit en vooruitgang onmisbaar. Patagonia staat daarbij bekend om haar pragmatische aanpak. De keuze voor een managementmodel of systeem is veel minder belangrijk, dan de toepassing ervan. De basisregels voor die toepassing zijn:
Om echte vooruitgang te boeken en rendementsverbeteringen te realiseren zijn de drie stappen van structuur, stabiliteit en vooruitgang onmisbaar. Patagonia staat daarbij bekend om haar pragmatische aanpak. De keuze voor een managementmodel of systeem is veel minder belangrijk, dan de toepassing ervan. De basisregels voor die toepassing zijn:
- Doelen kiezen.
- Strategie vertalen naar processen.
- Meten is weten, maar meten is een kunst.
- Rendement wordt gemaakt op de werkvloer.
- Verbeteren doe je samen.
Patagonia helpt hierbij. De drie stappen naar rendementsverbetering zijn ons vak. De vorm van de ondersteuning bepaalt u echter helemaal zelf. Van een enkel goed gesprek, een training tot actief implementeren, projectbegeleiding en problemen oplossen via interim management. Alles is mogelijk, bekijk maar eens onze praktijkvoorbeelden.
Voor vragen kunt u altijd geheel vrijblijvend hieronder contact opnemen, via e-mail info@patagonia-bv.com of via telefoon 078-6209935.
